Consejos para la organización de eventos para tu empresa

Consejos para la organización de eventos para tu empresa

Junio 2018

A lo largo del año en el trabajo solemos estar más o menos en la misma dinámica, (tareas rutinarias, reuniones, planificación, evaluación de resultados…). Para romper con este ajetreo diario, la mejor idea es la organización de eventos. Con esto podemos poner un poco de perspectiva sobre el trabajo realizado, reforzar un hito importante en tu empresa o simplemente crear un ambiente relajado para hacer networking e impulsar tu negocio. Todo esto es posible si cumples una serie de pautas como las que te contamos a continuación.

Fija un objetivo claro para tu evento

Antes de nada, lo más importante de todo es saber cuál va a ser el motivo por el que vas a llevar a cabo la organización de un evento. Tener esta parte controlada es importante para que mientras preparas tu evento no te desvíes de tu meta fijada.

Por el contrario, el fijar un objetivo difuso hará mucho más complicado que realmente consigas lo que te propongas (por no decir imposible) y lo que está claro es que te llevará más tiempo y dinero.  Por eso, desde nuestra experiencia, en R* siempre te recomendamos que fijes una meta que sea: alcanzable, medible y realista.

¿Qué mensaje quieres transmitir?

Una vez que tienes claro cuál es el objetivo que buscas alcanzar con tu evento, lo importante es saber que mensaje es el que quieres lanzar a tu audiencia y cómo lo vas a decir. Por eso, una de las primeras piedras en las que has de asentar tu evento es esta: un mensaje definido mantendrá la atención de la audiencia y evitará que se disperse a lo largo del evento.

¿A quién va dirigido la organización de eventos?

Es de especial relevancia que tengas en cuenta el público objetivo al que te quieres dirigir. No es lo mismo que hagas una reunión para presentar resultados a tus proveedores, mostrar un nuevo producto, o un congreso en el que conseguir nuevos contactos. Conocer a tu público te ayudará a planificar el evento. Porque no creemos que quieras plantear el mismo evento para una fiesta de Navidad con empleados que la presentación de resultados para la junta de accionistas.

Realiza un presupuesto previo

Si no has realizado un presupuesto bien pensado antes de empezar, con toda probabilidad, este cambiará mucho de su primera versión a la que finalmente ocurre. En un evento intervienen muchos elementos y es bastante fácil que haya algún asunto que se te escape. En este sentido has de evitar caer en la trampa del “ya que…” es un agujero negro del que te va a ser difícil escapar y que no hará otra cosa que encarecer tu evento.

Fomenta la participación y el dinamismo

Puedes tener muy claro el mensaje a transmitir, pero si este no va acompañado de una forma adecuada de contarlo todo tu trabajo puede irse por el sumidero. La gente no tiene predisposición a estar encerrada y a aguantar una charla, por muy interesante que sea lo que tengas que contar. Por eso, contar con buenos oradores y un formato que favorezca un ambiente activo siempre va a ser mucho mejor.

Pero cuidado, dinamismo no implica que tengas que hacer bromas y chistes, esto puede ayudar pero solo si sabes hacerlo. Si no es el caso mejor evitarlo. Alguien que no tiene esta cualidad e intenta hacerse el gracioso, lo más probable es que caiga en el patetismo y dudamos mucho que quieras caer en eso. Haznos caso en este sentido, que de humor algo sabemos. Si no, no hubiéramos ganado unos cuantos premios en el Smile Festival.

Dispón de un plan de contingencias

No es que en R* seamos pesimistas, ¡todo lo contrario!, pero en la organización de un evento tienes que tener siempre un plan B. De esta forma, cuando surja un imprevisto tendrás la capacidad de encontrar una solución y que todo pueda continuar perfectamente.

Por eso te damos el siguiente consejo: siéntate con tu equipo, piensa qué cosas pueden fallar y busca soluciones en caso de que ocurran. En frío siempre encontrarás mejores soluciones que cuando te venga el problema y tengas que dar una respuesta rápida.

Crea visibilidad a tu evento

No es necesario que contrates una avioneta que sobrevuele tu ciudad lanzando folletos. Tampoco hace falta que hagas un desfile de majoretts por las calles. Lo importante en este sentido es que estés en la mente de la gente a la que te vas a dirigir. Por ejemplo, si vas a lanzar una nueva marca de cerveza puede ser interesante montar un evento con bares y distribuidores. Así te puedes garantizar una red proveedores que distribuyan tu producto para que posteriormente se pueda vender.

Controla la asistencia y participación al evento

Uno de las mayores miedos en la organización de eventos es que no se cumplan las expectativas de asistencia. En este sentido si el tipo de evento lo permite crear un formato de registro nos ayuda a tener una idea sobre la asistencia que podemos tener. También has de tener en cuenta que siempre va a haber un porcentaje de gente que no va a asistir. Eso si,no te recomendamos que lances más entradas que aforo permitido para asegurarte un evento lleno. Podrías caer en un exceso de aforo y meterte en un problema bien grande.

Cuenta con la ayuda de expertos

Como ves hacer un evento tiene muchas variables a tener en cuenta. Por eso, lo mejor es que no lo dejes en manos inexpertas. Buscar la colaboración de gente que sabe es apostar por tu tranquilidad y tener un evento exitoso. En R* nos respalda la experiencia del saber con nuestros clientes, contacta con nosotros y te lo demostraremos.